..
Nustokite ieškoti dokumentų spintose – dokumentų valdymo sistema, kuri keičia viską
Šiuolaikiniai verslai vis labiau priklauso nuo duomenų, dokumentų ir informacijos srautų, kuriuos reikia tvarkyti ir valdyti kasdien. Nepaisant šiuolaikinių technologijų pažangos – daugelis įmonių vis dar naudoja senamadiškus metodus dokumentų saugojimui – popierinės spintos, dokumentų archyvai ir fizinės kopijos. Šis požiūris ne tik trukdo efektyvumui, bet ir sukelia problemų dėl saugumo, paieškos greičio ir net ekologijos.
Laimei, Konica Minolta dokumentų valdymo sistema (DVS) suteikia galimybę atsikratyti šių problemų, leidžia greitai ir paprastai pasiekti visus reikalingus dokumentus ir net padeda tausoti gamtą.
Efektyvumas ir laiko tausojimas
Kiekvienas, kuris kada nors bandė ieškoti dokumento popierinėje spintoje ar archyve, žino – kaip tai gali tapti varginančiu ir laiką švaistančiu procesu. Nesvarbu, ar tai būtų pasirašytas sutartis, ar svarbi ataskaita – popieriniai dokumentai dažnai pasimeta, užima daug vietos ir sunkiai randami. Tuo tarpu dokumentų valdymo sistema leidžia įmonėms visus dokumentus saugoti elektroniniu formatu, laikyti vienoje saugioje ir centralizuotoje vietoje.
Pagal „AIIM“ (Association for Information and Image Management) atliktą tyrimą – organizacijos, kurios naudoja dokumentų valdymo sistemas, informuoja apie 50% greitesnį dokumentų paieškos ir apdorojimo laiką. Tai leidžia darbuotojams daug greičiau ir tiksliau pasiekti reikalingą informaciją, o tai, galiausiai, didina jų produktyvumą ir sumažina klaidų tikimybę.
Ekologija: mažiau popieriaus – mažiau atliekų
Vienas iš didžiausių popierinių dokumentų trūkumų yra jų neigiamas poveikis aplinkai. Kiekvienas naujas popieriaus lapas – tai ne tik medžių kirtimas, bet ir energijos sąnaudos, kurios yra skirtos gaminti, transportuoti ir apdoroti šį popierių. Pasaulyje kasmet sunaudojama daugiau nei 400 milijonų tonų popieriaus, o daugiau nei 25% pasaulyje pagaminto popieriaus yra naudojama tik vieną kartą ir išmetama į atliekas.
Pakeitus popierinių dokumentų naudojimą į elektroninę dokumentų valdymo sistemą – organizacijos gali sumažinti savo ekologinį pėdsaką. Ne tik kad sumažės poreikis spausdinti, bet ir padidės efektyvumas, nes dokumentų tvarkymas tapo paprastesnis ir greitesnis. Naudodamos DVS – įmonės prisideda prie tvaresnės ateities, nes mažinamos popieriaus naudojimo, spausdintuvų ir kitų biuro reikmenų sąnaudos.
Statistikos duomenimis, pereinant prie elektroninio dokumentų valdymo – organizacijos gali sumažinti popieriaus vartojimą iki 80%. Tai taip pat reiškia mažesnes atliekų tvarkymo ir utilizavimo išlaidas, nes mažėja popierinių dokumentų kiekiai, kuriuos reikia perdirbti.
Papildomi privalumai – saugumas
Dokumentų valdymo sistema ne tik suteikia didelį efektyvumą, bet ir padeda užtikrinti, kad visi įmonės dokumentai būtų laikomi saugiai ir laikantis teisinių reikalavimų. Elektroniniu būdu saugomos kopijos gali būti apsaugotos slaptažodžiais, šifravimu ir saugumo protokolais, kurie ir užtikrina, kad tik įgalioti asmenys galės pasiekti svarbią informaciją. Taip pat, dokumentų valdymo sistemos leidžia lengviau stebėti ir valdyti dokumentų galiojimo laiką, garantuoja, kad visi jie būtų saugomi pagal nustatytus teisės aktus.
Didesnis organizacijos konkurencingumas
Naudodamos dokumentų valdymo sistemą įmonės gali ne tik sumažinti popierinių dokumentų naudojimo kaštus, bet ir optimizuoti darbo procesus. Nereikės investuoti į papildomas spintas, archyvavimo patalpas ar popierių. Tai reiškia mažesnes biuro patalpų ir įrangos priežiūros išlaidas.
Kartu – automatizuoti procesai ir greitesnė dokumentų paieška suteikia įmonėms galimybę padidinti produktyvumą ir pasiekti didesnį konkurencingumą. Juk kuo efektyviau įmonė valdo savo dokumentus – tuo geriau gali atlikti savo pagrindinę veiklą ir daugiau dėmesio skirti strateginiams sprendimams.
